Meer projecten
Gestroomlijnde communicatie voor de Rijksdienst voor Pensioenen
Dit project behoort tot de categorie: communicatieplannen
De Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) is een federale instelling met 2300 medewerkers, verspreid over de centrale dienst en 15 gewestelijke diensten, die instaat voor de pensioenberekening en –uitkering van meer dan 1,8 miljoen gepensioneerden.
De RVP communiceert dagelijks met duizenden gepensioneerden. Een taak die steeds moeilijker wordt, want de regels en de wetgeving omtrent het toekennen van pensioen, het betalen van uitkeringen, het innen van bepaalde bedragen en de controle van de uitkeringen worden almaar complexer. Daarnaast houdt de RVP ook permanent contact met tal van organisaties en instanties. De RVP staat voor de uitdaging om deze doelgroepen nog beter en efficiënter te bereiken. De Rijksdienst voor Pensioenen vroeg Link om hem daarin bij te staan door een strategisch en operationeel communicatieplan op te stellen.
Link nam alle communicatiematerialen en bestaande communicatieprocedures door. Zo analyseerden we de verschillende publicaties die de RVP verspreidde, hielden we de website voor het voetlicht, gingen we na hoe de RVP deelnam aan evenementen of studiedagen ... . Ook stelden we een lijst op van prioritaire doelgroepen. Dit werk legden we voor aan een stuurgroep, samengesteld uit beleids-en communicatiemensen van de RVP. Samen met hen kwamen we tot een heldere omschrijving van de identiteit van de Rijksdienst voor Pensioenen.
Deze identiteit werd vertaald in op maat gemaakte kernboodschappen en communicatiemiddelen voor de doelgroepen. Zo adviseerde Link Inc bijvoorbeeld om gepensioneerden beter te informeren over de dienstverlening via een introductiefolder en hen vervolgens blijvend te bereiken met een RVP-nieuwsbrief. Ook werden mechanismen beschreven om gepensioneerdenverenigingen communicatief in te schakelen (gebruikmaken van de communicatiemiddelen van deze verenigingen, inhoudelijk participeren aan hun bijeenkomsten ...). 55-jarigen werden benaderd met een voorlichtingsfolder.
Link Inc stelde voor om intermediaire organisaties bij te staan in hun taak om hun achterban in te lichten over pensioengerelateerde materie. Zij zouden daarbij gebruik kunnen maken van een handleiding en kant-en-klare tools (redactionele bijdragen, sjablooninformatie ...) om correct en concreet te communiceren via hun eigen kanalen. Werknemers uit de privésector worden gericht bereikt via de looncommunicatie: de personeelsdienst van hun werkgever werd verzocht om (kant-en-klare) informatie te verstrekken. Link Inc had ook oog voor het uitbouwen van een persbeleid (persstrategie en beschikbaar maken van studies en rapporten) en de interne communicatie (onder andere het opzetten van een interne campagne als draagvlak voor de eigen identiteit, maar ook het bijsturen van de bestaande interne communicatiemiddelen zoals het personeelsblad).
Ten slotte zocht Link Inc naar een methodiek om bij de top van de organisatie een permanent platform voor communicatie-inspanningen te creëren (informeren van het beheerscomité en stroomlijnen van de communicatie binnen de organisatie). Link Inc schreef het strategisch en operationeel communicatieplan uit in de vorm van een overzichtelijk draaiboek. De RVP voerde dit plan in eigen beheer uit.
